Uzaktan Çalışmada Doğru Zaman Yönetimi

Pandemi nedeniyle tabi kalınması gereken kısıtlamalardan iş dünyası da payına düşeni almış durumda. Bu doğrultuda süreçler yeniden yapılandırıldığı gibi iş yapış biçimleri de değiştirildi. Uzaktan çalışma artık düne göre daha yaygın ve görünen o ki gelecekte çoğu sektör için tek alternatif olacak. Şu an önemli olansa adaptasyon sürecinde doğru adımlar atılması zira uzaktan çalışma, faydaları sanılandan fazla olmakla birlikte, üstesinden gelinmesi gereken zorlukları da bünyesinde barındırıyor. “Uzaktan Çalışmada Doğru İletişim Nasıl Kurulur?” başlıklı yazımızda, bunlardan ilki, “iletişime” değinmiştik. Şimdi sıra doğru zaman yönetiminde. 

Zaman Yönetimi Nedir, Uzaktan Çalışma Açısından Neden Önemlidir?

Başarı kapısını açan anahtarlardan biri olan zaman yönetimi, en genel tanımıyla zamanın verimli ve etkin bir şekilde kullanılması için gerekli organizasyon ile planlamanın yapılmasıdır. Söz konusu uzaktan çalışma olduğunda zaman yönetimi, çoğu kişi tarafından uyanık kalınan zamanlardaki çalışma düzeninin planlanması olarak algılanır. Hâlbuki doğru zaman yönetiminde çalışma yaşamı olduğu kadar sosyal yaşam da yer alır. 

Zaman yönetiminin doğru bir şekilde yapılması, geçmişe kıyasla şimdi çok daha önemli hâle gelmiş durumda. Zira başarı elde edilmesinin yanı sıra uzaktan çalışmada enerjinin korunması için de zamanın organize edilmesi gerekiyor. 

Kişisel uğraşlara zaman kalmadığından yakınan bir uzaktan çalışanın doğru zaman yönetimi yapamadığı ortadadır. Dolayısıyla doğru iletişim kurulması kadar planlı hareket edilmesi de önem taşır. Peki, uzaktan çalışmada doğru zaman yönetimi nasıl yapılır?

Uzaktan çalışmada zaman yönetimini doğru bir şekilde yapmanız, büyük projelerinizi Agile metodolojileriyle başarılı bir şekilde tamamlamanız için buradayız. Yeni normalde Makers Türkiye ile tanışın Uzaktan Ve Etkin Çalışma taktiklerimizi kurumunuz ile uygulayalım. Bize ulaşın.

Planlama Yapmak

Uzaktan çalışmada zamanı etkin bir şekilde yönetmek için planlama yapmak, aşamalardan en önemlisi ve ilkidir, denebilir. Bu önemine karşın planlama yaparken çok zaman kaybedilmemesi gerekir. Bir başka deyişle planlamanın içinde kaybolunmamalıdır zira plan yaparken geçen süre de sahip olunan toplam zamandan çalar. 

Genel hatlarıyla denilebilir ki bir günün (24 saatin) 4’te 3’ünde kişinin ne yapacağını bilmesi gerekir. Bu da ancak önceden düzenlenmiş bir takvimle mümkün olabilir. Takvimde, neler yapılacağının listesi, başlangıç ve bitiş saati belirlenmiş bir şekilde yer almalıdır. 

Uzaktan çalışmada doğru zaman yönetimi için aynı zamanda bloklar hâlinde çalışmak da faydalıdır. Başka bir deyişle konuların bölünmesi zaman kaybı yaratacağından örneğin, sosyalleşme için ayrılan zaman, iş için ayrılan zamanın içinde yer almamalıdır. Bu ayrım, kişinin bölünmeden, zamanını daha nitelikli bir şekilde değerlendirebilmesine olanak sunar. Öte yandan her blok arasında muhakkak boş bir zaman dilimi bırakılmalıdır çünkü bir sonraki blok için gerekli enerji ancak bu boşlukların varlığıyla toplanabilir. 

Önemli İpuçları

İş, kariyer, sosyalleşme, iletişim kurma vb. ihtiyaçlar/sorumluluklar gözetilerek ayarlanacak takvimde “önceliklendirme” yüksek öneme sahiptir. Yani, takvime konu tüm eylemler önem ve aciliyet durumlarına göre düşükten yükseğe sıralanmalıdır. Bu kapsamda ihtiyaç ve sorumluluklar havuzuna atılmış “önemli ve acil olmayanlar” elenmeli; “önemli olmayan ama acil olanlar” delege edilmeli; “önemli olan ancak acil olmayanlar” planlanmalı ve “hem önemli hem de acil olanlar” hemen yapılmalıdır. 

Üstlenilecek sorunların parçalara ayrılması ise hem düzenli bir ilerleme hem de psikolojik rahatlama için gereklidir. Her sorumluluğun zorluk seviyesi aynı olmadığından/olamayacağından zor görevlerin üstlenileceği zaman dilimi belirlenirken kişisel özellikler göz önünde bulundurulmalıdır. Örneğin enerjinin yüksek olduğu saatler, bu zor sorumlulukların yerine getirilmesi için ayrılabilir. Öte yandan genel toplantıların öğleden sonra yapılacak şekilde organize edilmesi de yine benzer nedenle faydalı olacaktır. 

Büyük İşler için Ne Yapmalı?

Çalışma stili klasik olsun ya da olmasın büyük işlerin zamanında tamamlanması görece daha titiz bir süreç yönetimini gerekli kılar. Bu nedenle uzaktan çalışmada büyük işlerin hızlı ve etkin bir şekilde yönetilmesinde Çevik yaklaşım hayat kurtarır. Çevik (Agile) yaklaşımın ne olduğu hakkında detaylı bilgi edinmek için lütfen tıklayınız.

Büyük işler için örneğin, Agile prensiplerini uygulayan Kanban metodolojisi seçilerek işlerin akışı etkin bir şekilde düzenlenebilir. (Kanban metodolojisi hakkında bilgi almak için tıklayınız.) Çevik yaklaşım, grafikte de görüldüğü gibi iş yapış sürecine ekibin her üyesinin hâkim olmasını sağlar. Peki, bunun için kullanılabilecek bir araç var mıdır?

Trello

Uzaktan çalışma iş birliği yapmayı ve zamanın etkin bir şekilde yönetilmesini gerekli kıldığından kimi araçlar bu noktada süreci kolaylaştırmaları nedeniyle öne çıkar. Bunlardan biri de Trello’dur. Büyük işler için Çevik yaklaşım benimsenmişse Trello ile süreci çok daha kolay bir şekilde yönetmek mümkün hâle gelir. 

Trello, iş birliği yapılmasını ve projelerin yönetilmesini kolaylaştırarak üretkenliği azami ölçüde artırır. Çalışmayı kolaylaştıran Trello panoları, genişletilebilir, özelleştirilebilir niteliktedir. Projelerin tek bir noktadan yönetilmesine olanak sunan Trello, görevlerin organize edilmesini sağlar. Trello hakkında detaylı bilgi almak için lütfen tıklayınız.

 

Uzaktan çalışmada zaman yönetimini doğru bir şekilde yapmanız, büyük projelerinizi Agile metodolojileriyle başarılı bir şekilde tamamlamanız için buradayız. Yeni normalde Makers Türkiye ile tanışın, mevcut ve muhtemel zorlukları kolaylaştırın. Bize ulaşmak için tıklayınız.

Size ulaşmamız için aşağıdaki formu doldurun.