Üst Düzey Yönetici Toplantısına Nasıl Hazırlanılmalıdır?

En kapsamlı ve verimli toplantılar, hiçbir zaman bir tesadüfün sonucunda ortaya çıkmaz. Toplantı, detaylı olarak düşünülmüş ve planlanmış bir tasarımın parçasıdır. Başarılı toplantılar, her anlamda titizlikle hazırlanılmış kalemleri ve detayları bünyesinde barındırır. Özellikle üst düzey yönetici toplantıları, söz konusu hazırlıkların çok daha hassas bir biçimde yürütülmesini zorunlu kılar. İyi bir strateji toplantısı, her anlamda liderlik ekibinizin bağlarını pekiştirecek ve motivasyonunuzu artıracaktır.

Üst düzey yönetici toplantıları, sadece karşılaşmak durumunda kaldığınız görevleri şeffaf şekilde ortaya çıkarmakla kalmaz, aynı zamanda süreç boyunca ihtiyacınız olacak rehberliği de temin eder. Bu toplantılarda süreç içerisinde söz konusu işin ya da projenin karşılaşabileceği her türlü sorun ortaya çıkarılır, kritik görev tanımları yapılır ve gelecek adına somut planlamalar yapılır. Fakat yeterince hazırlanılmamış bir toplantı, tüm planlarınızın suya düşmesi anlamına gelebilir. Özellikle hararetli tartışmalar, iletişim hataları ya da kötü bir sunum, toplantı stratejinizin uygun olmayan bir şekilde planlandığını gösterir.

Zamanı İyİ Yönetin

Çözüm odaklı olmadan iletişim kurmaya çalışmanız, toplantınızın seyrini bir anda bambaşka bir noktaya çekebilir ve deyim yerindeyse planlama raydan çıkabilir. Bu anlamda toplantı içeriklerinin ve planlamaların büyük bir odaklanma ve özenle hazırlanması gerekir. Üst düzey yöneticilerin kabul edileceği üzere zamanları oldukça sınırlı ve değerli. Toplantılarda bu sürenin boşa harcanmaması, önemli bir kriter olarak ele alınır. Bu nedenle daha az riskli ve net bir planlama yapmak, zaman yönetimi konusunda size ayrıcalık sağlar.

Doğru bir eylem akışı ile toplantıyı yönetmek, ekibinizin genel anlamda enerjisini ve motivasyonunu diri tutacaktır. En küçük mikro kararlar ve ilk etapta fark edilemeyen detaylar bile bu moral/motivasyonu olumlu ya da olumsuz yönde etkileyebilmektedir. Özellikle satış görevlileri için bir şirkette yer alan üst düzeydeki bir yönetici ile toplantı yapabilmek, son derece önemli bir fırsattır. Bütçe başta olmak üzere şirkete dair en kritik konularda karar verme yetkisi olan üst düzey yöneticilerle bir görüşme ayarladığınızda zamanınızı ekonomik bir şekilde yönetmek zorundasınız. Bu nedenle de size verilen sürede her saniyeyi çok verimli biçimde kullanmalısınız.

Toplantı Hedefİ Net Şekilde Belirlenmeli

Bir üst düzey yönetici ile yapılacak toplantının başarılı geçmesi için üzerine odaklanmanız gereken çok fazla konudan bahsedilebilir. Özellikle vurgu yaptığımız “zaman yönetimin kullanımı” dışında “toplantı hedefinin net şekilde çizilmesi” de dikkate değer bir maddedir. Toplantıda tüm süreç, odak noktada yer alan ana amacın etrafında şekillenmek zorundadır. Bu amacın dışına çıkılması, toplantı verimliliğinin düşmesi anlamına gelir.  Dolayısıyla toplantı amaçları her koşulda çok net çizgilerle belirlenmelidir. Yapılan ön hazırlığın da bu amaca uygunluğu analiz edilmelidir.

Diğer bir konu ise toplantı hakkında yapılacak ön bilgilendirmelerdir. Toplantı zamanları, katılımcılara mutlaka önceden bildirilmek zorundadır. Toplantı zamanlarının geç haber verilmesi, katılımcıların konsantrasyon bozukluklarına neden olur.

Genel Bir Çerçeve Çizİn

Öte yandan toplantı başlangıcında mutlaka genel bir özet geçilmelidir. Bu, verimli bir üst düzey yönetici toplantısı için anahtar noktalardan birisidir. Toplantı başlarken genel düzeyde bir bilgi vermek ve katılımcılara bir çerçeve çizmek gerekir. Toplantı devam ettikçe bu genel çerçevenin içi doldurulmaya başlanır. Ama en başından muhakkak katılımcılar toplantının amacını ve kapsamını iyi anlamak zorundadır.

Ana Temaya Sadık Kalın

Toplantı sürecinde kesinlikle ana temaların dışına çıkılmaması gerekir. Belirlenen konuların dışına doğru kayma gerçekleştiğinde akıcı bir ilerlemeden söz etmek zorlaşır. Ayrıca toplantı ortamının fiziksel anlamda da uygun forma getirilmesi gerekir. Katılımcı sayısına uygun biçimde masa ve sandalye seçimi, bunların yerleşim planı vs. detaylı olarak planlanmalıdır. Cep telefonu, tablet, yiyecek, içecek benzeri kolay dikkat dağıtan unsurlara alan yaratılmamalıdır. Teknik altyapıyı oluşturan materyaller, toplantı öncesinde mutlaka kontrol edilmelidir. Bu durum başarılı bir toplantı atmosferi için olmazsa olmaz unsurlar arasındadır.

Konuşmaktan Çok Dinleyİn

Üst düzey yöneticiler sizi tanıyor olsalar bile toplantı içerisinde kendinizi ve konumunuzu somut şekilde tanıtmaktan çekinmeyin. Toplantı içerisinde güven sağlamak adına, bu görüşmeye sıkı bir şekilde hazırlandığınızı gösterin ve yöneticilerin içerisinde olduğu güncel iş problemlerinden söz edin.  Toplantı devam ettiği sürede üst düzey yöneticilere sorular sormaktan çekinmeyin. Buradan hareketle konuşmak kadar kusursuz bir dinleyici olun. Toplantının bir monolog düzeninden sıyrılması, üst düzey yöneticinin algılarını daha sıcak tutacaktır. Doğrudan klasik bir satış konuşması yapmak yerine sohbete değer katmaya ve farklı perspektifler geliştirmeye çalışın.

Makers Türkiye ekibinin hizmetlerini öğrenmek adına aşağıdaki formu doldurabilir ya da iletişim kanallarına yönelebilirsiniz.

Size ulaşmamız için aşağıdaki formu doldurun.