Tüm Yönleriyle Çalışan Deneyimi Tasarımı

Çalışan Deneyimi Tasarımı, tıpkı Tasarım Odaklı Düşünme gibi pek çok kuruluşun gündeme aldığı ancak anlam vermekte zorlandığı bir yaklaşım. Covid-19 pandemisiyle birlikte her zamankinden daha da önemli hâle gelmiş durumdayken Çalışan Deneyimi Tasarımı’nın tam olarak anlaşılması önemli. Bu yazımızda bu sorunu ortadan kaldırmak gayesiyle tüm yönleriyle Çalışan Deneyimi Tasarımı’nı ele alacağız.

Çalışan Deneyimi Tasarımı Nedir?

Employee Experience Design ya da kısaca EX Tasarım olarak da bilinen Çalışan Deneyimi Tasarımı, Tasarım Odaklı Düşünme (Design Thinking) metodolojisini kullanan bir yaklaşımdır. Çalışanların gereksinimlerinin ya da sorunlarının belirlenmesini ve bunlara hem etkili hem de hızlı çözümler sunulmasını sağlar. Motivasyon ile yaratıcılığı sağlamak adına uygulanabilecek teknik, yöntem ve araçlardan oluşmakta olup sadece İnsan Kaynakları (İK) tarafından değil, aynı zamanda yönetici pozisyonundakilerce ve farklı birimlerce de kullanılır. Sürekli değişim geçiriyor olması nedeniyle çalışan deneyimi, sürekli bakıma ve ilgiye ihtiyaç duyar.

Çalışan deneyimi; fiziksel ortam, araçlar ve teknoloji, kültür ve çevre üçlüsü oluşturur. Sırasıyla ele alacak olursak:

  • Fiziki Çevre: Çalışan kesim için yaşamlarının çoğunu işte geçirdikleri söylenebilir. Bu nedenle çalışanların, üretim yaptıkları fiziki ortamda kendilerini rahat hissediyor olması önemlidir. Fiziki ortam özellikleri, kat planından birlikte çalışılan kişilerin demografik özelliklerine değin geniş bir yelpazede ele alınmalıdır.
  • Teknoloji: Araçlar ve teknoloji, çalışanların üretimler yapabilmeleri için birincil gereksinimlerindendir. Genç neslin iş dünyasına girişiyle birlikte talepler ileri teknolojiyi kullanma yönünde eğilim göstermeye başlamıştır. Artık, zamandan çalarak verime ket vuran eski teknolojiler artta bırakılıyor, yeni teknolojilere yer açılıyor.
  • İş Yeri Kültürü: Çalışanların kendisinden beklenenlere yönelik hissetme biçimi, iş yeri kültürüdür. Çalışan deneyimi açısından oldukça önemli olan iş yeri kültürü, sadece yüksek ücretle yaratılamaz. Çalışanlara verilen değeri gösterir her şey bu noktada önemlidir.
Çalışan Deneyimi Tasarımı Nasıl İyileştirilebilir?

Çalışan Deneyimi Tasarımı, Tasarım Odaklı Düşünme metodolojisini kullanan bir yaklaşım olduğundan öncelikle bu metodolojiyi öğrenmek gerekiyor (Detaylı bilgi için tıklayınız.). Tasarım Odaklı Düşünme’nin aşamalarına kısaca değinelim:

  • Empati Kurmak: Empati kurmak, sorun ve ihtiyaçların net olarak belirlenmesini, yani, iyileştirmede odaklanılması gereken noktaların tespit edilmesini sağlar. Burada bir kuruluşun düşebileceği yegâne hata, “anladığını” varsaymasıdır. Hâlbuki ancak empati kurarak gerçek durum doğru bir şekilde tespit edilebilir.
  • Sorunu Tanımlamak: Empati kurmak suretiyle bir fikir sahibi olunduğunda sıra, sorunun tanımlanmasındadır. Çözüm önerileri getirmede aceleci davranılmamalı, bu adım atlanmamalıdır.
  • Fikir Üretmek: Bu aşama, tanımlanan sorunlara çözümlerin ortaya konduğu aşamadır. Ekibin tamamı fikir üretimi aşamasına dâhil olur. Yapışkan notlar, beyaz tahtalar, tüm bu fikirlerin bir araya toplanması için sıklıkla kullanılır.
  • Prototip Oluşturmak: İşe yarar çözüm fikirleri arasından seçilen bir ya da birden fazla fikrin somutlaştırıldığı adımdır.
  • Test Etmek: Prototip hâline getirilmiş fikrin test edildiği aşamadır.
  • Değerlendirmek: Test sonuçlarının ekipçe değerlendirildiği aşamadır. Hazırlık aşamasında kaçırılan noktalar, çözümün işe yarayıp yaramadığı bu aşamada belirlenir.

Tasarım Odaklı Düşünme’nin temelinde empati vardır. Bunun yanı sıra birlikte oluşturma, yaparak öğrenme ve bütüncül düşünme de oldukça önemlidir. Birlikte düşünme, farklı bakış açıları ile disiplinlerin birbirine bağlanmasıdır. Bu sayede birden fazla çözüm önerisine ulaşılabilir. Yaparak öğrenme, geri bildirim odaklı bir yaklaşımdır ve bu nedenle hızlı inşaya ve teste dayanır. Burada, planlamaya kıyasla eyleme ve öğrenmeye daha çok zaman ayrılır. Bütüncül düşünce ise ürünün, hizmetin, sürecin ve iş birliğinin topluca incelenmesidir. Bu sayede sürdürülebilir çözümler ortaya çıkarılabilir.

“Tasarım Odaklı Düşünme’ye başladıktan sonra 10 adımda Çalışan Deneyimi Tasarımı iyileştirilebilir.”
  1. Çalışan yaşam döngüsü, çalışanların kuruluşla arasındaki ilişkinin aşamalarını, çalışanların gözünden ortaya koyar. Bu nedenle çalışan yaşam döngüsü oluşturularak odak noktası tanımlanmalıdır.
  2. Çalışan deneyimi oluşturmak sadece İK’nın sorumluluğu olmadığından diğer birimler de işe dâhil edilmelidir. Yani, çapraz işlevli ekipler oluşturulmalıdır.
  3. İlk adımda belirlenen odak noktasına göre çalışan yolculuğu haritası çıkarılmalıdır.
  4. Gelecekteki çalışan deneyiminin nasıl göründüğü hayal edilmeli, ideal durum oluşturulmalıdır.
  5. Yolculuk süresince karşılaşılacak engeller, zorluklar tanımlanmalıdır.
  6. adımda belirlenmiş zorlukların üstesinden gelecek yaratıcı çözümler aranmalıdır. Bu aşamada çoklu katılımın gücünden yararlanılmalıdır.
  7. Çözümlerin prototipleri oluşturulmalı ve bunlar test edilmelidir. Amaç, en işe yarar çözüme ulaşmak olmalıdır.
  8. İşe yarar prototiplerden sonra uygulama planı yapılmalıdır. Bu aşamada net bir plana ve proje ekibine ihtiyaç duyulur.
  9. Değerlendirme ve geri bildirim ile neyin işe yarayıp yaramadığı öğrenilmelidir. Değişime karşı direnç ya da başarılı hikâyeler bu aşamada ele alınmalıdır.
  10. Amaç çalışan deneyimini iyileştirmek olduğundan çözümler sürekli iyileştirilmelidir.
Çalışan Deneyiminin Şirket Kültürüne Etkisi

Günümüzde bir kuruluşun katma değeri, salt elde edilen kâr ve gelirle değil, bunların yanı sıra çalışanları, müşterileri ve kamu için yarattığı sosyal değerle de ölçülüyor. Burada antrparantez açmakta fayda var: Denebilir ki “akıllı” işletmeler müşteri deneyimini etkin bir şekilde ele almak için yollar ararken “daha akıllı” işletmeler, azami katılım için çalışan deneyimine odaklanıyor. Yani, çevik ve inovatif kuruluşlar, çalışanlarında aidiyet duygusu yaratmayı amaçlıyor ve çalışanların bu amaca katkı sağladığını hissetmesini önemsiyor.

Globalforce’un Çalışan Deneyimi adlı çalışmasında, çalışan deneyiminin performansla ilişkili olduğu ortaya konmuştur. Daha açık ifade etmek gerekirse bir kuruluş, çalışanlarını ne kadar takdir ve memnun ederse çalışanların da daha iyi performans gösterme olasılığı o kadar artar.

Öte yandan, Y ve Z kuşaklarını kazanmak için de çalışan deneyimi gereklidir. Bu kuşakların elde tutulması demek, olumlu bir işveren markası yaratılmasının yolunun açılması demek.

 

Çalışan Deneyimi Tasarımı’nızı iyileştirmek istiyorsanız Makers Türkiye’nin Tasarım Odaklı Düşünme ve Çalışan Deneyimi Tasarımı konulu eğitimlerinden yararlanabilirsiniz. Detaylı bilgi için bize ulaşın.

 

Kaynaklar,

https://staffbase.com/blog/the-anatomy-of-an-employee-experience-refining-todays-workplace/

https://www.playficient.com/employee-experience-design/

https://hrtrendinstitute.com/2018/09/03/design-thinking-employee-experience/

 

Size ulaşmamız için aşağıdaki formu doldurun.


bir yorum bırakın