Strateji Toplantılarına Nasıl Hazırlanılmalı?

Kurumsal işletmeler genellikle sene sonlarında gerçekleştirilen strateji toplantıları için geçmişe kıyasla çok daha fazla bütçe ve zaman ayırmaya başladı. Özellikle şirketin üst düzey yöneticileri, oldukça önem verdikleri ve zaman ayırdıkları strateji toplantılarından belli çıktılar sağlamak ister. Söz konusu toplantılardan bu somut çıktılar elde edilemediğinde, şirketin yararı adına olası nedenler analiz edilmelidir. Verimli, planlı ve katılımcı toplantılar yapmak, iyi bir kurumsal kültür oluşturmanın ayrılmaz bir parçasıdır. Doğru strateji toplantılarının şirket kültürü ya da genel anlamda çalışma kültürü üzerinde her daim olumlu bir etkisi bulunur. Bu içeriğimizde, kurum kültüründe önemli bir role sahip olan strateji toplantılarının önemini ve strateji toplantılarının genel anlamda başarısız olma nedenlerini tartışacağız.

Strateji Toplantıları Neden Önemli?

Her şeyden önce kurumsal bir şirketin stratejik planlamadan sorumlu olan ayrı bir departmanı olmak durumundadır. Eğer böyle bir inisiyatif henüz alınmamış ise gerekli kadroların oluşturulması ve rol tanımlarının belirlenmesi önemli olacaktır. Bu tip bölümler şirketlerde toplantılarda alınan stratejik kararların uygulanmasında ve tamamlanmasında etkin şekilde rol alır. Aynı zamanda stratejik planlama süreçlerinin bütünüyle takibini yapar. Peki bir şirket için temel olarak bir strateji planlaması yapmak ve bu planlamaları toplantılar üzerinden şekillendirmek neden bu kadar önemlidir?

Toplantı süreçlerinde stratejik planlamanın etkili bir şekilde yapılması, organizasyonların en sağlam silahlarından biri olarak kabul görür.  Strateji planlamalarının belli periyotlarla yapılması, şirketin ve çalışanlarının hedeflere hangi yollar üzerinden gitmeleri gerektiğine yardımcı olur. Etkin strateji planlamaları, bu duyguyu ve odaklanmayı daha da pekiştirir. Gerek özel sektörde gerekse de kamu alanında değişim adına gerçekçi bir öngörü ve planlamaya ihtiyaç duyulur. Bu tarz toplantılar, aynı zamanda oldukça verimli bir yönetim aracı olarak da ele alınabilir. Doğru şekillendirilmiş stratejik planlama toplantılarında, katılımcı yaklaşımlar sayesinde geri dönüşleri beslemek ve desteklemek mümkün olur.

Gelişimi ve Başarıyı Strateji Toplantılarıyla Ölçün

Orta ve uzun vadede iyi bir yapılanma, ancak mevcut olan durumun kapsamlı bir şekilde analiz edilmesi ile mümkündür. Tüm bu süreçlerde zayıf ya da güçlü/avantajlı yönler tespit edilmeli ve çözüm odaklı hamleler gerçekleştirilmelidir. Gerçekçi ve yenilikçi bakış açılarının ön planda olduğu, paydaşların ve çalışanların eksiksiz şekilde katılım gösterdiği stratejik planlamalar, hızlı bir şekilde fark yaratır. Stratejik toplantıları organize eden, tasarlayan ekiplerin bütün aşamaları kontrol edip yönetmesi gerekir. Bu toplantılarında oluşturulan tüm hedefler, şirketin genel misyonu ve vizyonu ile örtüşmek durumundadır.

Öte yandan söz konusu toplantılarda hem zamana hem de eyleme yönelik planlamalar yapılır. Strateji toplantıları, şirketler için hem gelişimi hem de başarıyı somut bir şekilde ölçen bir araç olarak düşünülebilir. Planlamalarda her işletme için odak noktası ve öncelikler değişkenlik gösterebilir. Strateji toplantılarında planlama ve bütçe arasındaki bağlantıların güç kazanması hedeflenir. Ayrıca süreç içinde performans göstergelerinin şeffaf bir şekilde izlenebilmesi ve takip edilmesi ön plana çıkar.

Strateji Geçici Bir Heves Değildir

Doğru ve etkin planlama toplantıları, şirketlere uzun vadede yol gösterir. Bir bakıma başvurulan güvenli bir rehber gibi görülür. Öte taraftan şirket hedeflerindeki belirsizliklerin yok olmasına katkı sağlar. Strateji bir markayı özel ve benzersiz kılar. Aynılaşmak ve kolay taklit edilebilir olmak, bir şirketin sonunu getirir. Özgün bir stratejinin varlığı, markaya güç katan ana unsurdur.

Stratejinin geçici bir heves ya da dönemsel bir politika olmaması gerekir. Bu anlamda hem iyi hem de kötü dönemlerde mutlak suretle arkasında durmak zorunda olduğunuz bir yol haritasıdır. Toplantılarda bu anlayışın ve çizginin net şekilde aktarılması gerekir. Diğer yandan bir şirkete strateji yalnıza üst düzey yöneticilerin bildiği ya da hakim olduğu bir planlama değildir. Tam aksine, bu planlamanın şirketin tüm çalışanlarınca bilinmesi ve benimsenmesi önemli bir avantaj getirecektir.

Strateji Toplantılarında Bunlara Dikkat

Strateji toplantılarında, bir önceki planlamanın olası sonuçları değerlendirilmelidir. Başarısız ya da aksayan bir durumun ortaya çıkması durumunda genel stratejinize körü körüne bağlı kalmaksızın doğru revizyonları oluşturmalısınız. Esnek ve yeni aksiyonlara açık bir planlama yaklaşımına sahip olmak, firmanın temel değerlerinden, misyon ve vizyonundan ödün verdiği anlamına gelmez. Yapacağınız tüm değişiklikleri, yine bu değerlere bağlı kalarak gerçekleştirebilirsiniz.

Strateji toplantılarını tasarlarken, temel kurum kültürünüzü yansıttığınızdan emin olmalısınız. Sizi özel ve ayrıcalıklı kılan niteliklerin toplantılarda bir karşılık bulup bulmadığını sorgulamalısınız. Fikir paylaşımını ve yaratıcılığı tetikleyen bir strateji toplantısı, her daim şirketin lehine sonuçlanacaktır. Öte yandan bu tip toplantılarda doğru ve etkili moderatör seçimi yapmak, amaçları, hedefleri ya da toplantının kapsamını net şekilde bildirmek, doğru zaman planlaması oluşturmak, konuya dahil olma noktasında keskin kuralları belirlemek ve elbette strateji toplantısı boyunca her türlü fikir ve görüşe saygı duymak oldukça önemli olacaktır.

Kurum içi strateji toplantılarına etkili ve doğru bir şekilde hazırlanmak adına ekibimizden profesyonel düzeyde danışmanlık desteği alabilirsiniz. Soru, talep ve görüşleriniz için aşağıdaki formu doldurabilir ya da iletişim kanallarından bizlere ulaşabilirsiniz.

Size ulaşmamız için aşağıdaki formu doldurun.