KPI (Anahtar Performans Göstergesi) Nedir?

Anahtar performans göstergesi olarak da bilinen KPI kavramı, özellikle şirketlerin proje, kampanya veya hizmetlerinde yakaladıkları başarı düzeyini ölçmek adına son derece güvenilir bir ölçüttür. Performans ölçümlerinin tam anlamıyla başarıya ulaşması, şirket beklentilerinin net bir şekilde ortaya konulması ile yakından ilgilidir. 

KPI için genel olarak nicel ve nitel değerler baz alınır. Şirketlerin ortaya koydukları başarıları etkili bir şekilde analiz eden ve sonraki projelerde ne şekilde aksiyon almaları gerektiği hakkında fikirler sunan “anahtar performans göstergesi” kavramını tüm yönleriyle incelediğimiz içeriğimiz sizlerle!

Anahtar Performans Göstergesi (KPI) Nedir?

Temel performans göstergesi ya da anahtar performans ölçütü gibi farklı isimlerle de bilinen ve son zamanlarda şirketler tarafından çok daha sık bir şekilde başvurulan KPI, oldukça verimli ve sonuç odaklı bir ölçüm değeridir. Temel iş hedeflerine ne kadar yaklaşıldığı, sonucun ne kadar başarılı olduğu, belli metrikler eşliğinde ortaya çıkarılır. Bir anlamda yapılan hizmetlerin ve girişilen projelerin sağlaması yapılır. Elbette şirketler bunları kendi içlerinde farklı yöntemlerle de ölçebilir; ancak KPI’ın, %100’e yakın analizler yapması ve objektif bir yerden bakması, onu çok daha cazip ve güvenilir bir opsiyon haline getirir. 

Kurum ya da kuruluşlar, farklı departmanlardaki hedeflerine ulaşmak için KPI’ları farklı seviyelerde kullanma ihtiyacı hisseder. Örneğin yüksek düzeyli performans göstergeleri büyük ölçüde genel performans verilerine yoğunlaşırken görece daha düşük düzeyli performans göstergeleri İK, satış ya da pazarlama gibi farklı süreçlere odaklanır. KPI için dünyada pek çok farklı tanım yapılmaktadır. Örneğin Oxford bünyesinde gerçekleştirilen sözlük tanımına göre KPI, bir organizasyon ya da personelin performans amaçlarını karşılamadaki başarı düzeyini analiz etmek adına başvurulan bir ölçü. Investopedia ise KPI için “Bir dizi ölçülebilir ölçü” ifadesini kullanmıştır.

KPI, projelerden programlara ürünlerden müşteri memnuniyetine kadar pek çok farklı alanı kapsayabilir. Bu noktada esas kriter, firmaların tam olarak neyi çok önemsediğiyle yakından ilgilidir. Markalar ancak kendileri için öncelikli olarak neyin daha önemli olduğunu belirledikten sonra performans göstergelerini seçer. Bu tip tercihler potansiyel gelişime ve iyileştirmelere çok önemli bir katkı sunar. 

Performans göstergelerinden gelen sonuçlar özellikle firmaların yönetiminde son derece etkili ve belirleyici olmaktadır. Bu arada markalar performans göstergelerinden gelen değerlerin sonucunda, geleceğe yönelik analizler gerçekleştirir. Dolayısıyla hatalı ya da noksan bilgilerden kaynaklanan öngörü ve tahminler, hatalı kararların alınmasına yol açacaktır. Riskleri minimize ederek KPI değerlerini doğru kullanmak ve okumak, hayati derece bir öneme sahiptir. 

KPI esasen şirketler için bir tür iletişim biçimidir. KPI sonuçlarını mekanik bir gözle değerlendirmek ve körü körüne bağlı kalmak, yapılan en önemli hatalardan bir tanesidir. Net ve gerekli bilgilerin özümsenmesi ve doğru şekilde aksiyon alınabilmesi, bu iletişimin başarılı bir şekilde kurulabilmesiyle yakından ilişkilidir. Performans gösterge değerlerini güvenilir bir formüle dönüştürme aşamasında ekipler en temel bilgilerle başlamalıdır. Şirketin kuruluş amacı, uzun vadeli planları, hizmetleri neler, detaylı olarak aktarılmalıdır. Bu bilgilerden referans alınarak kimlerin harekete geçirilmesi gerektiği saptanmalıdır. KPI, tanımlanması zor bir değerdir. KPI çoğunlukla rutin iş metrikleri ile karıştırılır. Oysa anahtar performans göstergesi, temel ya da kritik olarak ifade edebileceğimiz hedeflere göre tanımlanmalıdır. 

Anahtar performans göstergeleri belirlenirken; istediğiniz sonucun ne olduğunu, bu sonucun niçin önemli olduğunu, gelişimi ne şekilde ölçeceğinizi ve sonucu ne şekilde etkileyebileceğinizi belirlemeniz gerekir.  

Anahtar Performans Göstergelerinin Yapılandırılması

Şirketiniz için anahtar performans göstergeleri oluşturmak, büyük çaplı stratejilere ne şekilde ulaşmanız gerektiğine dair doneler sunar. KPI oluştururken aşağıdaki noktalara özellikle dikkat etmeniz, sonucun şirketiniz adına daha güvenilir ve verimli olmasını sağlayacaktır.

Ölçünüzü Net Şekilde Tanımlayın

Her anahtar performans göstergesinin çok bariz bir ifadesi olmak zorundadır. KPI ne denli açıklayıcı ve net olursa çalışma o kadar sonuç verecektir. Performans ölçümlerini; faaliyet ölçüleri, sonuç ölçüleri, proje önlemi ve hedef yapı olarak birbirinden farklı kategorilere ayırmak mümkündür. 

Hedefinizi Net Şekilde Tanımlayın

Amacınız ya da hedefiniz, bir anlamda ulaşmak adına saptamış olduğunuz nicel değerlerdir. Hedefin, ölçüm türü ya da bitiş noktasına uyuması çok önemlidir. Örneğin ölçünüz 100 ise aynı şekilde hedefin de 100 değerine sahip olması şarttır. Ölçü ve hedef arasında bir tutarlılık olmalıdır. 

KPI için açık ve net bir hedef oluşturmak, sürecin en değerli kısımlarından birisidir. Ayrıca söz konusu KPI, çok önemli bir iş hedefi ile bağlantı içermek durumundadır. İş sonucu elde edilemeyecek bir hedef belirlemek, zamanın ve paranın boşa harcanması demektir. KPI salt rakamsal değerlerden ibaret veriler olmamalıdır. Şirketin ulaşmak istediği hedefler ve stratejiler adına pek çok şey ifade etmeleri gerekir. Yalnızca KPI’lara bakmak suretiyle bile bir firmanın iş modeline dair çok kapsamlı şekilde bilgi sahibi olmak mümkündür.

Veri Kaynağını Belirleyin

Her performans göstergesinin mutlak suretle bariz bir veri kaynağı olmalıdır. Verilerin hangi kaynaklardan alındığı ve hesaplamaların ne olduğu açık ve şeffaf bir şekilde belirtilmelidir. Veri kaynaklarını en azından ana hatları ile belirtmeniz yeterli olacaktır.

Anahtar Performans Göstergelerini Paydaşlarla Paylaşın

Eğer oluşturduğunuz anahtar performans göstergeleri doğru bir biçimde iletilmez ise bu gerçekten hiçbir işe yaramayacaktır. Personelleriniz ya da kurumunuzu geliştirmek adına rol alan kişilerin hedeflerinizi takip etmeleri ve bunlar hakkında bilgi sahibi olmaları gerekir. KPI’ların paylaşılmaması, hangi yöne savruldukları öngörülemeyecek olan çalışanların bir bakıma yabancılaşmasına neden olacaktır. Salt neyi ölçtüğünüzü değil aynı zamanda neden ölçtüğünüzü de personellerinize detaylı olarak açıklamanız önemlidir. Bu durumda, personelleriniz anahtar performans göstergelerini ne şekilde geliştireceği yönünde size destek sunabilir.

Tüm bunların dışında KPI değerlerinizi haftalık ya da aylık periyotlar halinde düzenli biçimde kontrol etmelisiniz. Öte yandan işletmenin değişen talep ve ihtiyaçlarına bağlı şekilde KPI’larınızı geliştirmelisiniz. KPI hedeflerinizi dinamik bir şekilde güncelleyin ve ulaşılabilir olup olmadığını denetleyin.

Anahtar performans göstergesi (KPI) hakkında daha kapsamlı bilgilere ulaşmak ve gerek danışmanlık gerekse de eğitim düzeyinde destek almak adına bizimle iletişime geçebilirsiniz. 

Size ulaşmamız için aşağıdaki formu doldurun.