Evden Çalıştığımız Bu Dönemde Zamanı Verimli Kullanma Taktikleri

 

Üretkenliğin artışa geçmesi için pek çok eylemin yanında zamanın da etkin bir şekilde yönetilmesi gerekir. Covid-19 pandemisi nedeniyle uzaktan çalışmaya başlayanlar içinse zaman yönetimi büyük bir sorun hâline gelmiş durumda. Sorunsa çözümsüz değil. İşte, evde çalıştığımız bu dönemde zamanı verimli kullanma taktikleri:

 

 

Siz de çalışanlarınızın uzaktan etkin çalışmak konusunda beceri ve motivasyonunu artırmak istiyorsanız Uzaktan Etkin Çalış workshop tasarımlarımız için bize ulaşın.

Pandeminin İş Hayatına Yansımaları

Kısa süre içinde küresel bir kriz hâlini alan Covid-19, sayısız alanda alışılagelmiş düzenin değişmesine yol açtı. Bu değişimlerden biri de üretimin evden devam ettirilmesi, yani, uzaktan çalışma oldu. Uzaktan çalışma, pek çok çalışanın aşina olduğu bir çalışma yöntemi olsa da pandemi öncesinde kısa süreli uygulandığından etkisi bugünkü kadar değildi, denebilir. Bugünse mecburi bir yönlendirilişle başlamış olsa da pek çok şirket için kemikleşmiş bir kültür hâline gelmiş durumda. (Pandeminin iş yapış biçiminden hariç işleri nasıl değiştirdiği hakkındaki yazımızı okumak için lütfen tıklayınız.)

zamanı verimli kullanma sadece bu dönem için değil her dönem için geçerli olacak

Örneğin, büyük teknoloji şirketleri, ardı ardına yaptıkları açıklamalarla çalışanlarının kalıcı olarak evden çalışacağını duyurdu ve duyurmaya devam ediyor. Henüz böyle bir adım atmamış şirketlerde ise uzaktan çalışmanın en iyi ihtimalle bir yıl daha devam edeceği görülüyor. Bu açılardan bakıldığında bir çalışan için evden çalışma kalıcı hâle getirilmiş ya da getirilmemiş olsun, o çalışanın zamanı verimli bir şekilde kullanmayı öğrenmesi gerekiyor. Bu gereklilik kalıcı uzaktan çalışma için anlaşılabilir olsa da belirsiz de olsa bir süre sonra sona erecek bir düzen için neden önemli, kısaca belirtmekte fayda var: Herkesçe bilinen bir gerçek var ki o da verimlilik için çalışanların odaklanabilme vb. sağlıklı alışkanlıklara sahip olması gerekir. Evden çalışma döneminde edinilecek alışkanlıkların çalışma düzeni eskiye dönüldüğünde de etkili olacağı dolayısıyla denilebilir ki zamanı verimli kullanma taktiklerinin öğrenilmesi herkesi ilgilendirmektedir. 

Etkin Zaman Yönetimi için Yapılabilecekler

 

  • İş ve özel hayat için ayrılan zamanın birbirine karıştırılmadan harcanması, sanıldığı kadar herkes için kolay değildir. Bu nedenle bir program oluşturulması, programın uygulanmasının da rutin hâline getirilmesi bir zorunluluktur. Zamanın verimli kullanılması için evden çalışanların her gün aynı saatte uyanıp işe başlamadan önce kendine zaman ayırması, mesai saatleri içerisinde çalışıp sonrasında da özel hayatına odaklanması gerekir.
  • Çalışma alanının sınırlarının çizilmesi de önemlidir. Ev içerisinde uygun bir alan belirlenip ya da bir alan konforlu ve uygun hâle getirilip çalışmaların bu alan dâhilinde gerçekleştirilmesi gerekir. Ayrıca hane halkının bu alan dışında tutulması ve bir araya gelinecek zamanlar hakkında bilgilendirilmesi de önemlidir.
  • Evden çalışmanın sebep olduğu stresin kontrol altında tutulabilmesi için düzenli olarak ekran başından ayrılarak kısa molalar verilmesi faydalıdır. Kahve içmek, yemek yemek, yürüyüş yapmak vb. amaçlarla verilen molaların üretkenliği artırmadaki etkisi büyüktür. 
  • Etkileşim, zihin sağlığının korunması için oldukça önemlidir. Sosyalleşememenin yarattığı olumsuz etkilerin azaltılması için iş arkadaşlarıyla bağlantıya geçilebilir (telefon/web uygulamaları aracılığıyla). Şüphesiz bu etkileşim, üretkenliği artıracaktır. Şayet sanal sosyalleşme ruh hâlini daha iyi bir seviyeye ulaştırmıyorsa kurallara riayet edilerek bir kahve içmek için dışarıda arkadaşlarla buluşulabilir. 
  • İşle ilgili gelen e-postaların düzenlenmesi de faydalı olacaktır. Gereksizlerin silinmesi, acil olanların yapılıp olmayanların ertelenmesi veya ilintisiz olanların ilgilisine yönlendirilmesi gibi. Bu düzenlemelerin erkenden yapılması, zamanın kalanının biçimlendirilmesine katkıda bulunur. (Okunmamış e-postalar, çalışanda gün boyu baskı yaratabilir ve odağını bozabilir.)
  • Üretkenlik düşüşe geçtiyse veyahut başarısızlıklar yaşanıyorsa çalışanların kendilerini yargılamamaları gerekir. Koşulların normal olmadığını peşinen kabul etmek ve haksız eleştiri okunu kendine doğrultmamak, verimliliğin düşüşe geçmesini engeller. 
  • Alışılmış zaman yönetiminin de dışına çıkılması gerekir. Yani, zaman yönetiminde güncelleme yapmak. Bunun için de toplantıların arttığını kabul edip hareket etmek gerekiyor zira toplantı salonların müsait olmaması gibi durumlar ortadan kalkmış durumda. Çalışanlar, hazır olsunlar ya da olmasınlar, etkileşimin devamı ve üretimin artışa geçmesi için öncelikle bu on-line toplantıların sık sık gerçekleşeceğini hesaba katmalılar.
  • Parçalanmış zamanlardan da faydalanmayı öğrenmek gerekir. Parçalanmış zamandan kasıt, planlanmış toplantılar arasında kalan zamandır. Toplantıların öneminin bilincinde olunduğu gibi toplantı dışı bu zamanların önemi konusunda da bilinçli olunmalı ve bu ara zamanlar aktif olarak değerlendirilecek şekilde planlanmalıdır. 
  • Görev ve sorumlulukların yerine getirilmesi için takvim planlaması yapılması ve yönetilmesi de gerekir. Bu kapsamda bir sonraki iki haftalık iş planı gün ve saat bazında yapılmalı ve bu plana harfiyen uyulmalıdır. Elbette öncelikler değişebilir, planda esneklik yapılabilir ancak bu planın toplantı takvimi kadar önemsenmesi önemlidir.
  • Kimi yöneticilerin düşüncesi ya da inanışına göre uzaktan çalışma yönteminde çalışanlar ofistekine kıyasla daha az çalışıyor. Ancak gerçek bunun tam tersi: Bu algıyı yıkmak için çalışanlar çok daha fazla mesai harcıyor. Bu nedenle çalışma saatleri net olarak belirlenmeli; bununla birlikte, kaç saat bilgisayar başında oturulduğuna değil, geçen sürenin nasıl değerlendirildiğine odaklanılmalıdır. 
  • En üretken olunan zaman, kişiden kişiye göre değişkenlik gösterir. Bu nedenle bu zamanın tespit edilerek çalışma planının çerçevesinin onun etrafında çizilmesi faydalıdır. Öte yandan ekibin kalan üyeleri için de benzer durum geçerli olduğundan bu üretken zamanlar koordineli bir şekilde yönetilmelidir. Yani, sabah saatlerinde, gün başında üretken olan bir çalışan, öğlenleri üretken olan bir arkadaşından daha fazla iş yükü üstlenebilir. 
  • Yöneticilerin de çalışanlarına değer vermesi, onlara bu süreçte liderlik etmesi oldukça önemli. Çalışanların çoğu, pandeminin etkiledikleri yaşamlarında işle ilgili kaygılar duyuyor. Bu nedenle bir liderin varlığı, çalışanların kaygılarından arınmak için aradıkları destek olacaktır.

 

Öncesinde olduğu gibi pandemi döneminde de Makers Türkiye, Yeni Nesil Çıktı Odaklı Danışmanlık hizmetiyle yanınızda. Detaylı bilgi almak için tıklayınız

 

 

Size ulaşmamız için aşağıdaki formu doldurun.


bir yorum bırakın