En iyi Dijital Fasilitasyon Deneyimi İçin Nelere Dikkat Etmeliyiz?

Gerek bireyler gerekse de organizasyonlar için önemi gittikçe artmaya başlayan dijital fasilitasyon, yaratıcı ve etkili çözümler geliştirmek adına başvurulan pratik bir yaklaşımdır. Kolektif çalışma formuna önemli bir değer katan fasilitasyonun dijital alanla birleşmesi, özellikle belli problemlere karşı hızlı ve etkili çözümler üretmek isteyen ya da uyuşmazlıkları kolay bir şekilde düzetmek ve sonuca odaklanmak isteyen organizasyonlar için radikal bir dönüşümün de kapılarını açmıştır. 

Pandemi dönemiyle beraber online organizasyonların iş alanında ön plana çıkması, dijital fasilitasyonun da daha fazla kurum/kuruluş tarafından keşfedilmesini sağlamıştır. Bu içeriğimizde, en verimli dijital fasilitasyon deneyimine sahip olmak için nelere dikkat edilmesi gerektiğine değineceğiz. Fakat dilerseniz öncesinde fasilitasyon/dijital fasilitasyon kavramlarına göz atmakla başlayalım.

Dijital Fasilitasyon Ne Anlama Geliyor?

Fasilitasyon en basit tanımıyla “kolaylaştırıcı” olarak tanımlanır. Zaten dijital fasilitasyon ülkemizde genelde “dijital kolaylaştırıcı” şeklinde anılır. Dijital kolaylaştırıcı sağladığı ayrıcalıklar sayesinde kurum içi organizasyonların sınırlarını genişletir. Örneğin basit bir toplantının bile herkes adına çok daha ilgi çekici ya da verimli hale gelmesini sağlar. 

Teknolojiyi nasıl kullanması gerektiğini iyi bilen bir kolaylaştırıcı, istediği sonuçları bu yaklaşımı sayesinde kolayca elde eder. Üretken toplantıların ekipler için ne kadar değerli olduğu kabul edilen bir gerçektir. Bunu sadece iş toplantılarıyla sınırlandırmak doğru olmaz. Belli problemlerin çözümü noktasında, konferanslarda, oluşturulan projelerin her türlü aşamasında, dijital fasilitasyonun sunduklarından faydalanabilirsiniz. Tüm katılımcılar adına uygun bir zaman yaratmak, geleneksel yöntemlerde her zaman mümkün olmayabilir; ancak fasilitasyon bu tip problemleri büyük ölçüde ortadan kaldırır. 

Dijital fasilitasyonda; hazırlık, yürütme ve sonuçlandırma/takip olmak üzere üç temel aşama söz konusudur. Doğru ve hızlı karar alabilme, problemleri pratik olarak çözme, uyuşmazlıkları ortadan kaldırma, yenilik getirebilme ve ürün ya da hizmetleri geliştirme, fasilitasyonun en tipik becerileri arasında yer alır. Dijital fasilitasyonda katılımcı kişiler sadece atölye çalışmaları esnasında birbirleriyle etkileşim halinde olmazlar. Deyim yerindeyse organizasyon içinde pasif bir izleyici olmaktan çıkıp aktif bir role bürünürler.  

Dijital fasilitasyon anlamına detaylıyaca bakmak için önceki blog yazımızı buradan inceleyebilirsiniz.

Başarılı Bir Dijital Fasilitasyonun Temel İlkeleri

Başarılı ve sonuç odaklı bir dijital fasilitasyon organizasyonu için belli noktalara özellikle dikkat etmeniz gerekir. Dijital fasilitasyonun somut yararlarına ve araçlarına aşağıdaki alt başlıklarda özel olarak değineceğiz; ancak şimdi dijital fasilitasyon konusunda sizi başarıya götürecek anahtar fikirlere odaklanabiliriz:

  • Her şeyden önce bütün organizasyonu sürece dahil etmeye çalışın. Bu zaten dijital fasilitasyonun temel mantığıyla örtüşen bir durumdur. Fasilitasyon kurum içindeki iletişimi modern teknolojik araçlar sayesinde güçlendirir. Bu nedenle de katılımcı sayınızı kesinlikle düşük tutmamaya çalışın. Bu aşamada katılımcı sayısını sınırlamanın pek bir mantığı yoktur.
  • Çalışmalarınızı sadece atölye kapsamında sürdürmeyin, sınırlarınızı mekandan ve zamandan bağımsız tutmaya çalışın. Atölye sonrası ödevler, bu konuda iyi bir motivasyon tekniğidir.
  • Ekip olarak ortak hedefler belirlemeye çalışın. Bu, motivasyonunuzu canlı tutacaktır.
  • Ekip içi beklentileri doğru bir biçimde yönetin. Bunun için de herkesin beklentilerini ayrı ayrı sormak, iyi bir yöntemdir. 
  • Gri bildirimleri önemseyin ve esnek çözümlere açık olun. Katılımcılardan sık sık geri dönüşler almaya çalışın. Bu durum ekip içi uyumu artıracaktır.
  • Yaptığınız görüşmeleri mutlaka kayıt altına alın ya da belgeleyin.
  • Moderasyon yaklaşımlarınızı katılımcılarınıza göre revize etmeye çalışın. Bu konuda tutucu ve sabit kalmayın.

Yaratıcı ya da yenilikçi kararlar alma ve elbette fasilitasyon konusundaki yeteneklerinizi güçlendirmek adına, Makers Türkiye ailesinden kurumunuza profesyonel düzeyde danışmanlık ve eğitim desteği alabileceğinizi unutmayın!

Dijital Kolaylaştırmada Araçlar

Dijital fasilitasyon konusunda katılımcıların kullanabileceği çok sayıda araç söz konusudur. Teknolojinin gelişimiyle beraber araçların etkin kullanımı da paralel bir şekilde artış göstermektedir. En sık kullanılan araçlardan bir tanesi atölyeden önce ya da sonra tercih edilen anketlerdir. İnternette çok sayıda ücretsiz anket aracı bulabilirsiniz. 

Öte yandan kaynak yönetimi başlığı altında OneDrive, Google Drive ya da SharePoint gibi platformlar kullanılabilir. Sanal toplantılarda Skype, Zoom gibi popüler araçlar, işletmeler için idealdir. Dokümantasyon konusunda Google Slaytlar, oldukça etkilidir. Son olarak proje yönetimi tarafında; Trello, JIRA ya da Basecamp gibi araçlardan yararlanmak olasıdır.

Dijital Fasilitasyon Neler Sağlıyor?

Dijital fasilitasyon henüz yen yeni oturmaya başlayan bir kavram olmasına rağmen kurumların hızlı bir şekilde adapte olduklarını görüyoruz. Özellikle de bu süreci profesyonel eğitimlerle ve danışmanlık hizmetleriyle pekiştirenler bir adım daha ön plana çıkabiliyor. 

Bu anlamda hizmet veren Makers Türkiye ekibinden dilediğiniz ölçüde destek talep edebilirsiniz. Şimdi dijital fasilitasyonun somut faydalarına daha yakından göz atalım:

  • Dijital fasilitasyon yetkinliği; yöneticilerde, sunum, eğitim gibi faaliyetlerde bulunan kişilerde olması gerekir. Kolaylaştırma, adından da anlaşılacağı üzere yürütülen organizasyonları hızlandırma ve verimliliğini artırmaya yöneliktir. Bu nedenle de sonuç odaklı bir yapıya sahiptir.
  • En zor durumlarla yeni stratejiler ve perspektifler sayesinde başa çıkmanıza yardımcı olur. 
  • Tüm grup üyelerinin katılımını teşvik eder. Bu da daha yeni ve daha fazla fikrin ortaya çıkmasına yol açar. Tüm tartışmaları ortak bir alandan ve ortak bir merkezden yapılması sağlanır. Tüm ekip, ortak bir alana kolayca entegre olur.
  • Öğrenmenin durmamasını ve süreç boyunca devam etmesini sağlar.
  • Dokümantasyon işlemleriyle zaman kaybetmenizi engeller.

 

Size ulaşmamız için aşağıdaki formu doldurun.


 

Kaynaklar